Email protocol

E-mail protocol 2011 Gemeente Elburg

 

1. Het algemene e-mailadres van de gemeente is: gemeente@elburg.nl.

2. Voor informatie over specifieke onderwerpen bestaan aparte adressen:

  • adviesraadsoza@gmail.com voor de behartiging van de collectieve belangen van burgers die een beroep doen op voorzieningen, die door de afdeling Sociale en Burgerzaken worden verstrekt.
  • belastingen@elburg.nl voor vragen en informatie over woz-beschikkingen/gemeentelijke belastingen
  • doeth@elburg.nl voor vragen en informatie over de WMO (Wet maatschappelijke ondersteuning)
  • inning@elburg.nl voor vragen en informatie over woz-beschikkingen/gemeentelijke belastingen
  • muziekschool@elburg.nl voor aanmelden en informatie over muziekschool De Spelerij
  • omgevingsvergunning@elburg.nl voor informatie over het aanvragen van een omgevingsvergunning

3. De postregistrator verdeelt de ingekomen e-mail in twee categorieën:

  • Formele berichten.
  • Informele berichten.

Formele berichten zijn berichten waarbij actie van de gemeente wordt verwacht. Informele berichten zijn informatief van aard en vragen niet om besluitvorming.

4. De afzender krijgt binnen één werkdag een ontvangstbericht van de postmedewerker dat het bericht is ontvangen.

5. Formele mail wordt door de postregistrator geregistreerd, uitgeprint en toegevoegd aan de normale (schriftelijke) postprocedure. Informele mail wordt niet geregistreerd.

6. Informele vragen of verzoeken worden binnen twee werkdagen afgehandeld.

7. Als een formele e-mail of aanvraag wordt ontvangen zonder digitale handtekening maar dit wel wettelijk is verplicht, dan moet de medewerker die het stuk behandeld ervoor zorgen dat de afzender het document alsnog schriftelijk en ondertekend verstuurt. Informatie kan ook digitaal worden verzonden als de afzender ondertekent met DigiD en het juiste webformulier gebruikt.

8. Ingekomen geadresseerde informele e-mail wordt door de postmedewerker doorgestuurd naar de persoonlijke postbus van de betreffende medewerker.

9. Ongeadresseerde informele e-mail wordt naar het juiste afdelingshoofd of de juiste ambtenaar gestuurd, of in een verzamelmap van de juiste afdeling geplaatst.

10. Wanneer formele e-mailberichten worden ontvangen in een persoonlijke postbus, moet de ontvanger berichten één keer per dag doorsturen voor registratie en archivering naar de postmedewerker. Het e-mailadres is postmedewerker@elburg.nl.

Enkele praktische tips

  • Veel antwoorden op vragen zijn al te vinden op de website.
  • Gebruikt u zoveel mogelijk de beschikbare formulieren op de website onder digitale balie.
  • Zet voor een goede afhandeling onderaan uw mail uw naam, adres en telefoonnummer.
  • Beperk u tot één onderwerp per e-mailbericht en geef dat onderwerp altijd duidelijk aan.
  • Houd uw berichten kort en duidelijk.
Kwaliteitshandvest gemeente Elburg

Uitgelicht

Zoeken

Volg ons